Если я сразу скажу, что бороться с бюрократией не нужно, меня закидают камнями. Поэтому начну издалека. Считается, что в государственных или некоммерческих учреждениях бизнес-процессы настолько зарегулированы, что сотрудники работают, скорее, вопреки, чем благодаря. В этом есть доля истины, и поначалу привыкнуть довольно сложно, особенно, если до этого ты работал в небольших частных компаниях, стартапах или на фрилансе. Если твой бэкграунд – в поле больших частных корпораций и сетей, то подозреваю, что будет даже проще.

Финансирование. К нему относятся серьезно. Бюджет утверждается раз в год, и если вы не рассчитали его заранее, добавить позиции не получится. Как идеалист я верю в лучшее и человеческие отношения, но согласовать изменения будет очень непросто. Особенно это касается новых пиар-команд, приходящих на объедки предшественников: доверие организации они еще не заслужили, а старые сметы не соответствуют новым задачам.

Возможны два варианта развития событий: перетерпеть или согласовать расходы по новой стратегии. Если у руководства учреждения пиар в приоритете и вас наняли с некоторым вотумом доверия, чтобы закрыть реальные пробелы в коммуникациях, – пробуйте второе. Если нет, не отчаивайтесь. Почти все можно сделать бесплатно и своими силами, поскольку некоммерческие, тем более образовательные организации нравятся бизнесу. Крупные компании могут согласиться с вами работать безвозмездно ради улучшения своего имиджа и привлечения молодых талантливых кадров. Лучше не писать от себя, а разослать официальные письма потенциальным партнерам от имени и за подписью руководителя вашей организации. Так вы скорее всего получите ответ, а это первый шаг к сотрудничеству.

На самом деле, есть третий вариант – закладывать соответствующие расходы в бюджеты проектов. Обычно в год бывает как минимум 3-5 глобальных мероприятий (например, конкурс, премия или конференция), требующих отдельного бюджета. Главное – не щелкать клювом и поучаствовать в их составлении.

Выбор подрядчиков. Вам может понадобиться помощь сторонних дизайнеров, переводчиков, съемочных групп, организаторов мероприятий и рекламщиков, если их нет в штате. Обычно особых ограничений по работе с ними не бывает, но нужно помнить, что всех подрядчиков тщательно проверяют перед заключением договора, поэтому у них не должно быть проблем с налоговой. Учтите также, что вам подойдут только российские компании и граждане.

Согласование. Публикацию одного пресс-релиза можно согласовывать неделю и более. Поэтому у нас в работе их сразу несколько – чтобы потихоньку выходили. Число согласующих может достигать 5–6 человек для рядового текста, если участвуют партнерские организации. Бывает, что важные новости и комментарии необходимо выверять с юристами. Существенные правки обычно вносят 2–3 человека, но посмотреть материал должно как можно большее число заинтересованных лиц. Ваша задача – максимально обезопасить и организацию, и себя от ошибки.

Как-то мы готовили новость о совместной разработке школьников и специалистов одной технологической компании. Текст согласовывали не только разработчики проекта, но и пресс-службы самой компании и ее материнской организации. Нет смысла называть компании: возьмите любой наш пресс-релиз – за ним стоит похожая история.

С внесением правок в проморолики, буклеты и годовые отчеты ставки повышаются. Согласующих может быть на порядок больше. Но лучше перестраховаться и отправить материал максимальному числу заинтересованных людей. Обязательно собирайте все правки в печатном виде, фиксируйте на бумаге или записывайте на диктофон. Это поможет восстановить договоренности, если что-то пойдет не так.

Несмотря на то, что долгие согласования утомляют, они помогают выпускать более точные, реалистичные, понятные и справедливые материалы. Меня и, надеюсь, вас это воодушевляет и мотивирует постоянно улучшать качество информации, выносимой на обсуждение общественности.

Звонить нельзя писать. В разговоре можно не расслышать что-то важное, отвлечься, забыть информацию. Для учета и контроля договоренностей и задач нужно использовать средства фиксации и планирования. Часто в образовательных учреждениях есть единая внутренняя система документооборота. Она пугает новичков, но если разобраться, может стать удобным инструментом. Главное, найдите технических специалистов, которые помогут ее настроить и расскажут, как в ней работать.

Существуют сервисы постановки задач и подачи заявок в различные департаменты. Причем у каждого отдела могут быть разные сервисы. Какие? Особый почтовый ящик, куда надо направлять заявки только по форме, веб-сервисы, Jira и другие чудеса продукт-менеджмента. Как вы уже поняли, сложность для сотрудника, которому что-то от кого-то нужно, заключается в многообразии средств и способов подачи заявок. Нужно помнить все каналы внутренних коммуникаций, их адресатов (если это почта, просят ставить несколько человек в копию) и формы наизусть, чтобы даже впопыхах с телефона, уворачиваясь от чужой сумки в маршрутке, указать все верно.

Заявку с ошибкой могут не принять, и вы узнаете об этом не сразу и, вероятно, критически поздно. Как себе помочь? Превращайте прецеденты в шаблоны. При первом обращении к какую-либо службу сохраняйте текст сообщения, адресатов, параметры, важные пункты в удобном для вас виде. Это может быть документ Word или таблица. Лучше, чтобы с любого устройства в любом городе у вас был онлайн-доступ к этой памятке. Создавайте шаблоны в самих сервисах. Пусть у вас висят черновики писем в почтовом клиенте, например.

Впервые попав в бюрократическую среду, молодой специалист может ощутить бессилие и уйти раньше, чем пройдет период адаптации. На самом деле, ко всему привыкаешь и начинаешь понимать прелести бюрократии. Многие бизнес-процессы лучше зарегулировать: в первую очередь, это облегчает тебе работу.

Сравните, что удобнее. Вариант первый: вам присылают заявки, скажем, на аккредитацию журналистов в WhatsApp, Telegram, смс-кой, по почте, диктуют по телефону; везде разные данные, кто-то указывает информацию о регистрации, кто-то кидает сканы паспортов. Вариант второй: присылают только на почту печатным списком с необходимыми и достаточными сведениями или заполняют форму онлайн; вам нужно лишь скопировать все в единый документ и отправить в службу безопасности. Конечно, второй вариант приоритетнее, и он далеко не утопия. Если вы уважаете свое время и себя, то обязательно попросите отправителя прислать вам то, что нужно и как вам нужно. Помните, если вы тратите свое время, значит, кто-то до вас его не потратил. И если вы сами не уважаете чужие бизнес-процессы, то и ваши уважать никто не будет.

P.S. Иногда нужно именно звонить. Не забывайте, что все мы люди и наше внимание имеет пределы. Когда нам сыпется по пять писем в минуту, легко потерять в них что-то важное, не понять, не почувствовать ценность предложений для адресата и для всей организации. В такие моменты наступите на горло маленькому миллениалу внутри себя и наберите номер. Новые проекты, требующие обсуждения, варианты и возможности лучше обсудить голосом. Часто мискоммуникация возникает случайно. Главное – вовремя это понять и объясниться. А ещё во время личного разговора можно вдохновить и зарядить людей на то, чего они делать не собирались, превратить рутинную задачу в миссию вселенского масштаба. Я так пока не умею, но эффект уже испытала.

Бонус. Недавно меня впечатлила книга Павла Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц». Автор на четких примерах показывает, что такое эффективное и неэффективное сообщение, как начать мыслить как получатель, помогает структурировать мысли и строить письма так, чтобы адресат понимал суть вашего сообщения с первого слова. Почитайте.

Тома Беседина, директор по коммуникациям Образовательного центра «Сириус» (Фонд «Талант и успех»).

Текст также опубликован в журнале «Связи с общественностью в государственных структурах» №4-2019.